PLEGARIA DE LA SECRETARIA
Ayúdame, Señor!
A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y atender, al mismo tiempo, dos visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista dentro de cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, tal cual yo sospechaba, esta en el bolsillo de mi jefe.A tener una memoria de computadora, para recordar hechos que pasaron inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que, según él, estoy obligada a recordar fácilmente.A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios.A saber donde esta el jefe, que esta haciendo y a que horas volverá, aunque eso no lo sepa nadie, y mucho menos su esposa.A que cuando el año termine, tenga la perspicacia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe para destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS TRABAJOS DE DIGITACIÓN
Números: los años se escriben en cifras y sin puntos
*le escritura eventual de los números dentro de un texto se debe hacer de la siguiente manera.
Del 1 al 9 en letras del 10 en adelante en números. Pero si en un mismo texto se encuentran cifras mayores y menores que 9, estas se escribirán en números.
*cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se debe tener en cuenta que desde el 16 al 30 se escriben en una sola palabra, del 31en adelante en 3 palabras.
*para documentos legales, los números se expresan en cifras y letras o viceversa.
Ejemplo: $500.000(quinientos mil pesos)
Hora internacional: en la denominación de hora local, se debe utilizar el modelo internacional de 20 hrs
Ejemplo: 14:00 horas- 20:30 horas
Cargos y títulos: Los cargos correspondientes a las damas, de deben escribir en femenino, como lo establece la real academia de la lengua
Ejemplo: alcaldesa. Gerente, jueza
Uso de las mayúsculas: Se escribe con letra inicial mayúscula, la primera letra del escrito y la que vaya después del punto.
*Todos los nombres propios y apellidos.
*Cada una de las palabras que designan un cargo. Cuando se trate de términos genéricos, van con minúscula.
Ejemplo: Jefe de Personal
Gerente General
*Los atributos de Dios y la Virgen.
Ejemplo: Dios, Virgen María
*Los nombres de instituciones comerciales, nombres de libros, periódicos, revistas películas.
Ejemplo: Industriales Haby
El Colombiano
Cromos
*Cuando después de dos puntos de sitian palabras textuales.
Después de dos puntos de las constancias y los certificados.
*Los nombres de las ciencias profesionales.
Ejemplo: Medicina
Odontología
*Los puntos cardinales
Ejemplo: Sur
Norte
Oriente
*Los planetas
Ejemplo: Marte
Júpiter
*Los nombres de las festividades y/o celebraciones.
Ejemplo: Día de la Madre
Día de la Raza
Que se escribe con minúscula:
*Los días
*Los meses
*Las estaciones
*Los gentilicios
Signos de puntuación y sus espacios:
*Después de punto seguido se dejan dos espacios y se empieza con mayúscula.
*después de punto y aparte, se dejan 2 interlineas y se empieza con mayúscula.
*después de punto y coma de deja un espacio.
*después de coma se deja un espacio.
*después de dos puntos y puntos suspensivos se dejan dos espacios.
*antes y después de ( ) paréntesis, signos de interrogación (¿) signos de admiración (¡) y comilla (“) se dejan dos espacios.
LA CARTA COMERCIAL
Es la comunicación entre personas que se dedican al comercio. Con ella se pone en contacto intereses económicos con el objetivo de hacer negocios.
Márgenes:
Superior: 3 ò 4 cm
Lateral izquierdo: 3 ò 4 cm
Lateral derecho: 2 ò 3 cm
Inferior: 2 ò 3 cm
En el texto de la carta solo se utilizan algunas abreviaturas como:
S.A, CIA, LTDA, S.C.S, ETC…
Cuando la carta es muy corta, su texto se escribe a uno y medio o dos renglones.
Estilos:
El instituto colombiano de normas técnicas (icontec) solo normalizo dos estilos: bloque extremo, bloque y semi bloque. En el estilo bloque extremo todas sus líneas parten del margen izquierdo hacia la derecha, en el estilo bloque. El número y la fecha, el asunto, nombre, y cargo del remitente. Se escriben del centro hacia la derecha.
En el estilo semi bloque conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sombría de 5 espaciosa 10 espacios.
Partes de la carta comercial:
1. Numero: Se escribe en forma consecutiva
2. Fecha: Medellín, 30 de julio de 1999, en la fecha o los días del 1 al 9 no se les antepone el o (cero).
3. Datos del destinatario: comprende el tratamiento, nombre y apellido (mayúscula fija o inicial, según el caso), cargo que desempeña dentro de la empresa, nombre de la empresa, dirección o numero del el apartado de la empresa y nombre de la ciudad donde está ubicada la empresa mayúscula fija si se envía ensobre con ventanilla, mayúscula inicial si se envía en sobre normal).
Ejemplo:
Doctor
GABRIEL JAIME PULGARIN ORTIZ
Jefe de Personal
C.I Uniban S.A
Apartado- 45-62
Apartado, Antioquia
4. saludo: frases de cortesía para iniciar la carta
*Doctor Pulgarin
*Estimado Doctor Pulgarin
*Respetado Doctor Purgarin
*Cordial saludo Doctor Pulgarin
A las damas por su nombre o nombres.
*Señora María Laura
*Respetada señora María Laura
*Apreciada señora María Laura
*Cordial saludo señora María Laura
El saludo:
Como parte inicial del texto, se escribe de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario, 0 a 3 del asunto si lo hay. Ejemplos de saludos como parte inicial del texto.
*Tenemos el gusto de saludarlo Doctor Pulgarin y de acuerdo con…
*Con agrado lo saludamos, Doctor Pulgarin, y le comunicamos…
*respetuosamente lo saludamos y confirmamos…
*con nuestro cordial adjuntamos…
5. texto: el mensaje que se va a enviar debe ser impecable sin borrones, sin errores ortográficos, sin enmendaduras etc.…
6. despedida: expresión de cortesía que se escribe dos interlineas del texto
Ejemplo:
*Atentamente
*Cordialmente
*Sinceramente
Despedidas con frases de cortesía terminadas en punto (.)
*Agradecemos su gentil colaboración
*Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta
*Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción
*Para nosotros es un gusto servirles
Nota:
Utiliza una alternativa por carta
7. Remitente:
JHOJAN DAVID AGUIRRE P.
-En el caso de dos firmantes distribuir uno abajo del otro en pareja si son más de dos firmantes y en números impares, el último nombre se centra.
8. Cargo:
*Gerente General
Otra forma de presentación de los datos del destinatario:
Señor
FERNANDO JAVIER SALINAS VELEZ
Jefe de Ventas
Almacenes Éxito
Presente
Nota:
En este caso el nombre del remitente también se escribe en mayúscula inicial. Se escribe en “presente” porque se está enviando dentro de la misma empresa, pero con carácter personal.
Remitente
JHOJAN DAVID AGUIRRE P.
Gerente de General
9. Líneas especiales:
*Asunto: resumen del mensaje no debe contener más de 4 palabras.
*Anexos: Documento que acompaña la carta.
*Copia o copias: A quien o a quienes se les va a enviar copia de las cartas.
A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen, izquierdo se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. Se relacionan los destinatarios así: Tratamiento nombre, Cargo, y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma empresa se omite su nombre. Se hace a interlineación sencilla.
Ejemplo: En línea separada
Copia: Señor Alexander Cardona H. Gerente. Invenquimica S.A
*Señor Mario Giraldo S.
Gerente Textilero LTDA.
*Señora Luz María Ortiz P.
Jefa de Calidad SAM
Ejemplo en línea seguida:
Copia: Señores Gerardo García L. Director Técnicos; Elkin Ríos M. Director Talento Humano; José Luis Echavarría L. Jefe de producción.
Identificación del transcriptor
Nombres de nombre inicial del primer apellido de quien digito la carta y si es posible, en letra pequeña más pequeña.
Ejemplo: Sor Ángela
NOTA: Si la persona que firma es la misma que digita el documento, no se necesita identificación del transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma sitúa su rubica contra el margen inferior derecho, en la copia para el consecutivo de la correspondencia.
SEMIBLOQUE: conservando la distribución del estilo bloque, del primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de cinco espacios a diez espacios.
Autoridad del informe corto. Objetivos Capitulo(s) Conclusiones y recomendación (opcional) y Firma
archivos históricos:
Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo
EJEMPLO DE UNA CARTA:
001
2 espacios
Medellín, 23 de febrero de 2011
3 o 4 espacios.
Doctor
Ramiro Toro Vargas
Gerente
Industrias Nova
1 espacio
Calle 42-32-39
Medellín
2 espacios
Asunto: cobro de factura
2 espacios
Texto
Todo el contenido
2 espacios
Atentamente,
4 espacios
Dora piza
Docente
2 espacios
Anexo: 1(15 hojas)
2 espacios
Copia: departamento de contabilidad- (si es una persona) Diego Ramírez, secretario
2 espacios
Transcriptor: jhojana Henao.
Términos y definiciones:
Abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas y silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
Acrónico: vocablo conformado con diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social ejemplo: caja de compensación familiar.
Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
Anexo: documento o elemento que se adjunta a la comunicación o informe; sirve para complementar o aclarar.
Asunto: síntesis del contenido de la comunicación
Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asuntos determinados, registrados en cualquier soporte físico consultada por el investigador para sustentar sus escritos.
Capitulo: división que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
Cargo: nombre de la posición que ocupa la persona responsable expedido del documento.
Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y los empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
Certificado: documento de carácter probatorio público o privado que se aseguira de la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Circular: comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto dirigida a un grupo específico de personas tanto internas como externamente.
Cita: pasaje, párrafo o preposición que proviene de alguien diferente al actor del informe para apoyar o colaborar la propia idea o para compararme.
Código: sistema convencional que identifica el departamento el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Este responde al sistema de clasificación documental establecido en la identidad.
Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental en caso de que existan.
Conclusiones: juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
Constancia: documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad
Contenido: en esta página se anuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel, y la relación de los materiales complementarios de trabajo en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
Convocatoria: acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
Copia: fiel reproducción del documento.
Cubierta: parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión.
Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
Encabezado: titulo de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Encabezamiento: conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo
De documentación.
Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
Espacio: distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras o ambas.
Esquema: representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
Estilo: distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.
Experiencia: práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
Figura: gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
Foliar: acción de numerar las hojas.
Folio: hoja.
Fuente o tipo de letra: tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.
Fuente bibliográfica: listas de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
Glosario: lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
Ilustración: representación de un objeto, tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar.
Índice: lista opcional por menor izada y especializada de los diversos términos, precios (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros). Que se incluyen en el documento para facilitar si ubicación en el texto.
Informe: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
Interlineal: distancia vertical entre dos renglones.
Interlineal libre: renglón sin estructura.
Introducción: escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance de objetivos del informe extenso.
Líneas especiales: línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
Nota: no están presentes en todos los documentos organizacionales.
Logotipo: símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Márgenes: distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.
Material complementario: parte agregada o anexa a una obra que lo complementa directa o indirectamente; separados físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que con frecuencia, es de natural diferente de esta, ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, vídeos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
Memorando: comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
Mensaje electrónico: comunicación escrita atreves del Internet.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería.
Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
Nivel: ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos, que conforman un documento, también se refiere a cada uno de los numerales que informa parte del documento.
Objetivo: describe la finalidad del informe corto.
Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Página: cara de una hoja, lo escrito o impreso en una cara del papel.
Paginar: acción de numerar páginas.
Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
Radicación: procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envió, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar apartar del día siguiente de radicado el documento.
Razón social: nombre que identifica a una organización.
Recomendación: formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
Redactar: persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente precisos, ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
Registro: procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas registrando, datos tales como:
Nombre de la persona, entidad de remitente o recibidas competente(s), numero de redacción, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otros.
Remitente: nombre, apellido y cargo del informante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Rubrica: rasgo(s) de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma después de su nombre o títulos.
Saludo: frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iníciales de cada palabra de una razón social.
Sobre: cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
Soporte: medio físico para registrar información escrita, sonora, visual eléctricamente; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas.
Tablas: serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados por columnas para facilitar su interpretación cuantitativa en columnas.
Tabulados: espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto: en las comunicaciones organizacionales es el contenido del mensaje.
Titulo: palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
Transcriptor: persona responsable de laborar, digitar o transcribir la comunicación.
Viñeta: símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no estén numerados en un trabajo escrito.
Zona: espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
Características de redacción y presentación.
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
*tratar un solo tema por comunicación;
*redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
*usar tratamiento respetuoso y cortes;
*redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
*emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
*utilizar los formatos normalizados; y
*distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Utilización de la carta.
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
*informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
*regular o aclarar una situación
*tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
*dar respuesta a una comunicación recibida
*reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
*solicitar detalles sobre un asunto determinado
*impugnar o corregir una situación
*confirmar eventos ocurridos o pendientes
*solicitar o remitir información, documentos u objetos
*felicitar, invitar o convocar y
*hacer llamados de atención, entre otros.
Clases de carta u oficio.
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado y
Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
Circulares.
Comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido, dirigido a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Características: tratar un solo tema por circular, iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía, redactar en forma clara, precisa y concisa.
Clases de circulares:
Circular general: se dirige a un grupo de personas específicas.
La carta circular: está dirigida en forma personalizada.
Estructura de una circular.
CIRCULAR-001 (si quiere lo pone aquí)
Se dejan dos espacios
001 (esta es la otro opción de poner el código)
Dos espacios
Medellín, 9 de marzo de 2011
Cuatro espacios
PARA EL GRUPO DIGITADOR RECEPCIONISTA.
Dos espacios
Asunto: Conferencia
Dos espacios
Cordial saludo:
Dos espacios
Atentamente,
Cuatro espacios
ÁNGELA GUTIERREZ
Coordinadora
Tres espacios
Transcriptor:
Certificado: Es un documento probatorio, público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho debe ir en papel mebretado.
Constancias: es un documento de carácter probatorio, puede ser personal.
Estructura de certificado:
CERTIFICADO
Medellín, 15 de marzo de 2011
Cuatro espacios
EL DIRECTOR
Dos espacios.
CERTIFICA:
Que el señor RUBEN CASAS GOMEZ con cédula d ciudadanía 43,563.872 de Medellín laboro en esta empresa como Asistente de Gerencia durante el periodo comprendido entre 11 de febrero del 2008 hasta 11 de febrero 2010, observando buena conducta y lealtad con la empresa.
Este certificado se expide para Consecución de nuevo empleo
3 a 4 espacios
JORGE ALBERTO MONTES
3 a 4 espacios
Transcriptor: Dora Piza
Estructura de la constancia:
CONSTANCIA
EL DIRECTOR
HACE CONSTAR:
Los espacios son los mismos del certificado.
Actas:
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente;
En este caso el acta debe elaborar el papel con papel membrete.
Características de redacción y presentación
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune. Además, debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anota las discrepancias o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales y copias deben ser impecables, sin borrones y repisados.
Cuando haya lugar o votaciones se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco en caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que se presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se dieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de 1 de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Utilización de las actas: las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
Clases de actas: existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:
*actas de comité
*actas de consejo municipal
*actas de consejos
*actas de junta directiva
*actas de reuniones administrativas
*actas de baja de inventarios
*actas de eliminación de documento
*actas de sociedades y
*actas de entrega
Partes:
Titulo: está conformado por el nombre del grupo que se reune. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres de margen superior.
Ejemplo:
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
Denominación del documento y numero: a una o dos interlineas libres de ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el numero consecutivo que le corresponde.
Ejemplo:
ACTA 001
NOTA: se suprime el símbolo de numero o la abreviatura (No)
Encabezamiento: esta conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada uno de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes. En mayúscula sostenida.
Lugar de origen y fecha de la reunión: contra el margen izquierdo, a dos o tres interlineas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos al frente se anota la ciudad o el municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha.
Ejemplo:
FECHA: Bogotá D.C, 15 de mayo de 2009
NOTA: en caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indica:
El lugar, fecha y horade la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria.
Hora: contra el margen izquierdo una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra, hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.
Ejemplo.
De las 09:00 horas a las 16:00 horas.
Lugar: contra el margen izquierdo a una interlinea libre, de la hora se escribe la `palabra lugar en mayúscula sostenida y seguida de los dos puntos, al frente se escribe el sitio de la reunión.
Ejemplo.
1ICONTEC, Sala Nevados
2Hotel El Barón, Salón Diamante
Asistentes: contra el margen izquierdo a una interlinea fuera del lugar se escribe la palabra asistentes, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente, se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos.
Con mayúscula inicial a interlineación sencilla, el cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma, y se sigue el orden jerárquico, establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético y por apellidos.
Ejemplo.
1- ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente.
María Teresa Peña, vicepresidenta.
En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.
2- ASISTENTES: Oscar Javier Solano, ANDES LTDA.
Jesús Alberto Alcázar, Internacional S.A.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.
3- ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de División Administrativa
Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se ubicara en el renglón siguiente alineada.
Cuando varias personas tienen la misma denominación de carga dentro de la reunión se podrán enunciar con un subtitulo lo común a interlineado sencillo.
4- ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño, Presidente Sala.
Consejeros Principales:
Ernesto Álzate
Adela Martínez
Consejeros Suplentes:
Martha Bermúdez
Oscar Cardona.
Ausentes: contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlinea libre del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo.
AUSENTES: Pedro Borrega Rodríguez, Secretario (con excusa)
Invitados: a continuación de la lista de los asistentes del ultimo nombre, se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial. A interlineación sencilla y después del tratamiento.
Ejemplo.
INVITADOS: María Jimena Sánchez, Observadora.
Josefina Vélez, Administradora.
Orden del día: contra el margen izquierdo a dos interlineas libres del último nombre con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos. A una interlinea libre y contra el margen izquierdo se enumera los temas del motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números aravicos, todos interlineado sencillo.
Si el tema requiere de dos o más renglones el segundo y su siguiente se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlineas libres.
Desarrollo: contra el margen izquierdo a una o dos interlineas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos. A dos interlineas libres y contra la margen izquierda, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
A una interlinea libre del tema, se inicia el desarrollo del tema, se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numero y tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los párrafos de cada numero con una interlinea libre.
La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.
La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobado o/y se anotan las notificaciones que se presenten de acuerdo con el orden del día planteado y aprobado para la reunión, se registran los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas.
Generalmente, la última actividad corresponde a las proposiciones y varios.
Compromisos: se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, o compromisos, responsables, fecha límite de la realización de la reunión.
Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida en mayúscula sostenida seguida de dos puntos.
Ejemplo:
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en la oficina de Barranquilla, carrera 54 74-68, salón diamante. El 17 de abril de 2010 a partir de las 9:00 horas.
Firmas, nombres, y cargos: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial de 4 a 5 interlineas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe en interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue y en el mismo renglón hacia la derecha.
Ejemplo.
MANUEL CHACÓN JUAN C. VELEZ
Presidente Secretario.
Razón Social si el papel no tiene membrete.
1 a 2 interlineas.
TITULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN.
1 a 2 interlineas.
DENOMINACIÓN, DOCUMENTO Y NÚMERO.
2 a 3 interlineas.
FECHA LUGAR Y FECHA DE LA REUNIÓN.
1 interlinea.
HORA:
1 interlinea.
LUGAR:
1 interlinea.
ASISTENTES:
1 interlinea.
INVITADOS:
1 interlinea.
AUSENTES:
2 interlineas
ORDEN DEL DÍA:
1(número y tema)
2 (número y tema)
3 interlineas.
DESARROLLO:
1 o 2 interlineas.
1(número y tema)
TEXTO CORRESPONDIENTE.
4 interlineas.
2 (número y tema)
2 interlineas.
CONVOCATORIA: (para nueva reunión)
4 a 5 interlineas.
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS.
(Cargo) (Cargo)
2 interlineas.
ANEXOS: (opcional)
1 interlinea.
Transcriptor:
Informe corto: se recomienda que este informe no tenga portada, si no encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime convenientemente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como:
Encabezamiento: razón social, dependencia, código, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboración;
Autoridad del informe corto. Objetivos Capitulo(s) Conclusiones y recomendación (opcional) y Firma Encabezamiento:
Esta compuesto por los elementos que se describen a continuación:
Razón social: solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.
Ejemplo: NAVITRANS S.A
Dependencia: corresponde a la sesión, departamento, o división donde se origina el resumen. Se describe dejando de 0 a una interlinea del margen superior de la hoja (3 o 4cm) con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
Código: cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes, se escriben en la misma línea de la dependencia.
Ejemplo: Departamento de Educación E-048
Titulo: es el tema sobre el cual trata el informe.
Se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayúscula y centrado.
Ejemplo: DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se escribe contra el margen izquierdo a 2 o 3 interlineas libres del título en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
Autoría del informe: las palabras elaborado por, preparado por o responsable según sea el caso, se escriben a 2 interlineas libres de la fecha de elaboración, contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
Los datos de la fecha y del responsable del informe se tabulan a 2 espacios de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden;
Si están en igual condición de autoría, se relacionan por orden alfabético de apellido
Ejemplo: ELABORADO POR: Simón Botero
Freddy Jiménez
Objetivo: describe en forma breve, el propósito del informe. Se recomienda presentarlo así de 2 a 3 interlineas libres del último responsable del informe y sobre y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de dos puntos y con mayúscula sostenida. En caso de requerir más de un renglón el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
Ejemplo: OBJETIVO: Dar a conocer avances científicos sobre el estudio del cáncer.
Capitulo: el informe corto puede constar de uno o varios capítulos división de que hace en los libros o en cualquier otro escrito para facilitar la comprensión del texto.
Paginas subsiguientes: ejemplo: informe económico E-048
Conclusiones: se sugiere que las palabras conclusiones recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo a 2 interlineas libres del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia a una interlinea libre del título.
Firma, nombres y cargos: al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor lo firma. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, 4 a 5 interlineas libres del último párrafo y a continuación el cargo.
Si son necesarias varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los doctores a una debajo de la otra o por parejas; en el 2do caso, si el número de firmas es impar la última se centra.
Rubrica: de acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada uno de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
Líneas especiales y otros elementos especiales para la documentación organizacional.
Ejemplo: ANEXOS: tres (24 folios)
COPIAS: Dra. Blanca Vargas, Subdirectora.
REDACTOR: Juan C. Donado
Transcriptor: Margarita López.
Clases de sobres
Según su uso ,los sobres se clasifican en:
a. Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla
b. Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
c. Sobre para tarjeta, y
d. Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla)
De acuerdo con su destino, en:
a. Local
b. Nacional e
c. Internacional
Utilización
Para proteger el documento y la información.
Modelos
Modelo 1: para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y en la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2: tiene dos zonas: la zona 1 del remitente y la zona 2 para los sellos de oficina de correo
Zonas
Zona 1: espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la entidad que remite
Zona 2: espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, pagina web, el apartado aéreo, teléfono fijo o móvil, el nombre de cuidad o municipio de origen, el país y otras menciones obligarías, según disposiciones legales.
Zona 3: espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos
Partes:
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
*en el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.
*en el tercio central se escriben los datos del destinatario
*en el tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos
*los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobre pasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirigen en forma ser personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y puede ocupar hasta ocho renglones
Ejemplos
Tratamiento o título:
Se escribe con mayúscula inicial.
Nombre: se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De preferencia con los apellidos. No se usa
Ejemplo: Ingeniero
Juan Carlos Góngora Caro
Doctor
Gerardo González Clavijo
Cargo: se escribe con mayúscula inicial.
Ejemplo: Director
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hacen partición silaba.
Ejemplo: Ingeniero
Juan Carlos Góngora Caro
Director de Servicios de Informática.
Organización: se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, la razón social, acrónimo o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace en mayúscula inicial y respetando las denominaciones LTDA, S.A, la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial, de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según este registrado.
Ejemplo: L.E.Y (Luis Eduardo Yepes)
Los acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o con la primera mayúscula.
Ejemplo1: CAFAM – Cafam
Ejemplo2: SENA - Sena
Ejemplo3: ICONTEC- Incontec
Dirección o apartado: la dirección consta de una de las siguientes nominaciones: Calle, Carrera, Diagonal, Transversal o Avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o computador, entre el numero de la calle (carrera, entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de numero No. (Opcional).
No se escribe el signo numero (#).
Los primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la carrera o la avenida, entre otros y los siguientes a la puerta, se unen con guión (-). Además, se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloque y otras denominaciones que sean necesarias para identificar el destino.
Si los números de la dirección incluyen letras, estas se deben escribir con mayúscula. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o nombres indispensables escribirlos en forma completa.
Ejemplo1: Señora
Diana Pérez Daza
Calle 20 Bis Nro. 45-23-Bloque 2 entrada3- Apartamento 1234
Urbanización El Poblado
Medellín-Antioquia
Ejemplo2: Doctor
Juan Carlos Luna Ruiz
Calle 20 72-15 Manzana-23 casa D.C
NOTA: para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la dirección este muy clara y completa.
Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se escribe la dirección.
Ejemplo4: Doctor
Pedro Nel Daza Daza
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 23456
Quibdó, Choco
Destino: puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
Local: cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula inicial.
Nacional: cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe este nombre y el departamento, correspondiente, separados por una coma (,) y con mayúscula inicial.
Ejemplo: Doctor
Pedro Nel Daza Daza
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo
Tunja, Boyacá
NOTA: cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, estas se deben incluir, como el caso de Bogotá D.C o México D.F
Internacional: la información debe ir en el idioma oficial del destino o en ingles, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenido.
En cuanto a la dirección, se respeta, la nomenclatura y los términos del país de destino tales como casillas, P.O Box, Postfach, entre otros.
El país se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el siguiente, dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial preferiblemente en español, para asegurar su despacho.
Ejemplo: MR. RALPH GEERE, General, Manager
IBM Internacional
22 Marion Avenue, Hartsdale
NEW YORK 10530
Estados Unidos de America
NOTA: Para los sobres de ventanilla la información debe ir completa en la carta.
Distribución de zonas en el sobre:
*zona libre: remitente
*zona2: datos de la empresa
*zona3: lo de la oficina d correo
*zona1: logotipo
*en la zona libre: en el centro
Ejemplo de la zona libre:
Doctor
Darío Arias – DARIO ARIAS
Gerente
Industrias Angie
Calle 10 D Nro. 30-40
Medellín
SERVICIO AL CLIENTE:
Unidad de E-A-E: facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
Actividad d E-A-E: ofrecer atención a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización.
Tema: comunicación con el cliente, auto control, prudencia y buena actitud personal.
Presentación/justificación: actualmente son muy frecuentes los programas de calidad total, mejoramiento continuo, que buscan garantizar la satisfacción plena de los clientes internos y externos, por tanto, resulta evidente buscar permanentemente las mejores relaciones con estos.
Objetivos/resultados de aprendizaje:
*utiliza las normas de cortesía para una buena comunicación.
*manifiesta actitudes positivas en diferentes circunstancias.
*reconoce el impacto de las actitudes según sus prioridades.
*manifiesta actitudes de cordialidad, tolerancia, y servicio.
EVIDENCIA | CRITERIO DE EVALUACIÓN |
*observación de la actitud de servicio frente a clientes diferentes *análisis de casos | *la atención ofrecida favorece la relación de la empresa con el cliente. *la atención personalizada cumple con los estándares de calidad de la organización. |
Clases de archivos
Según el tipo de documentos que contienen
• En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.
archivos de gobierno:
• Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.
archivos eclesiásticos:
• En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedráticos, monásticos y diocesanos.
archivos de la administración:
• Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.
archivos privados:
• En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.
Por el grado de utilización
• Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable.
• Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.
Por el grado de autonomía
• Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo.
• Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera.
